Délai de conservation des documents d’entreprise : ce que vous devez savoir
Quel est le délai de conservation des documents de mon entreprise ? Cette question vous trotte dans la tête depuis un moment. Entre les devis, les factures, les contrats, les bulletins de paie et tous les papiers qui s’empilent, on ne sait plus toujours quoi garder… ni pendant combien de temps. Et pourtant, archiver correctement ses documents, c’est essentiel pour rester dans les clous et éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle. Alors quels sont les délais de conservation des documents à respecter en entreprise ? Et surtout, comment s’organiser concrètement sans y passer ses week-ends ? Faisons le point ensemble dans cet article !
Les délais de conservation des documents d’entreprise
Les documents commerciaux
Vous devez conserver tous les contrats commerciaux pendant 5 ans. Cela vaut aussi bien pour vos contrats avec vos clients que ceux avec vos fournisseurs. Mais attention : si vous concluez un contrat par voie électronique avec un consommateur, la durée de conservation passe à 10 ans. Une obligation spécifique édictée par l’article D213-2 du code de la consommation.
Quant à vos polices d’assurance, vous devez les garder 2 ans à partir de la résiliation du contrat. Ce délai permet de faire face à d’éventuels litiges ou à la survenue tardive d’un sinistre.
Les documents comptables
Ici, pas de suspense : l’article L123-22 du code de commerce impose une conservation de 10 ans pour tous les documents comptables.
Cela comprend :
les livres et registres comptables (journal, grand livre, livre d’inventaire…) ;
les pièces justificatives : bons de commande, bons de livraison, factures, relevés bancaires, etc.
Les documents sociaux
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) doivent être conservés 10 ans à compter de la clôture.
Les statuts de votre société doivent être gardés pendant 5 ans après la perte de la personnalité morale (par exemple en cas de dissolution).
Tous les registres obligatoires (mouvements de titres, procès-verbaux d’assemblée…) doivent également être conservés 5 ans après leur dernière mise à jour.
Enfin, les feuilles de présence, les rapports de gestion et les rapports du commissaire aux comptes doivent être gardés pour les 3 derniers exercices (article L225-117 du code de commerce).
Les documents relatifs aux salariés
Vous devez conserver les doubles des bulletins de paie de vos salariés pendant 5 ans. Il s’agit d’une obligation prévue par le code du travail (article L3243-4). Mais ce n’est pas tout : en tant qu’employeur, vous devez garantir au salarié l’accès à ses bulletins pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans. Un enjeu majeur pour sa retraite.
Les contrats de travail, les déclarations d’accidents du travail ou les documents disciplinaires doivent aussi être gardés 5 ans.
Les documents fiscaux
En matière fiscale, l’administration impose une conservation de 6 ans, selon l’article L102 B du Livre des procédures fiscales.
Ce délai commence à courir :
soit à partir de la dernière opération mentionnée dans les registres,
soit à la date de création du document.
Cela concerne tous les documents liés à vos obligations fiscales : déclarations d’impôt sur le revenu ou sur les sociétés, TVA, CFE, taxe foncière, etc.
⚠️ Mais attention, si vous êtes dans le viseur de l’administration fiscale pour fraude fiscale, travail dissimulé ou activité illicite, le délai grimpe à 10 ans.
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Le récapitulatif de tous les délais de conservation des documents professionnels
Pourquoi respecter ces délais de conservation des documents d’entreprise ?
Parce qu’il s’agit d’une obligation légale
On ne va pas tourner autour du pot : ces délais ne sont pas là pour faire joli. Pour autant, il n’est pas prévu de sanction particulière au fait que vous ayez décidé de ne pas conserver ces documents. En revanche, la loi a fixé les délais de conservation minimum, et en cas de contrôle fiscal, social ou prud’homal, on peut vous demander de sortir les bons documents… au bon moment.
Si vous ne respectez pas ces délais, vous prenez le risque de vous retrouver dans une situation délicate face à l’administration. Et entre nous, devoir expliquer à une administration ou à un juge qu’on a « perdu le papier » n’a jamais vraiment bien marché.
Parce qu’ils protègent votre entreprise
Ces documents relatifs à votre entreprise constituent votre meilleure défense en cas de litige avec un client, un salarié, un fournisseur ou un partenaire. Vous connaissez l’adage latin : « verba volant, scripta manent », autrement dit, « les paroles s’envolent, les écrits restent » !
Un devis ? Une facture ? Un contrat ? Ce sont des preuves. Et si vous les avez bien conservés, vous pourrez vous en servir pour faire valoir vos droits. Ce sont les meilleures preuves qui existent.
Comment conserver simplement les documents d’entreprise ?
Archiver en format papier
C’est la méthode classique : on imprime, on classe, on range dans des boîtes qu’on empile dans un espace dédié. Mais l’archivage papier est quand même assez contraignant. Ça prend de la place, du temps et de l’énergie.
Il faut un espace dédié, des armoires ou boîtes bien étiquetées pour s’y retrouver, et quelqu’un pour trier régulièrement ce qui peut être supprimé. Et ça, c’est sans compter les documents qu’on range quelque part et qu’on ne retrouve jamais.
Vous pouvez aussi externaliser l’archivage auprès de prestataires spécialisés. Ils conservent vos documents dans des entrepôts sécurisés, avec inventaire et traçabilité. C’est une solution efficace si vous gérez un gros volume de papiers.
Archiver en ligne
Aujourd’hui, il existe des alternatives beaucoup plus souples et sécurisées que la montagne de classeurs. Parmi les plus pratiques : le coffre-fort numérique. C’est une solution de stockage en ligne pensée pour l’archivage de vos documents professionnels. Concrètement, cette solution vous permet de :
conserver vos documents sans risque de perte ;
partager facilement les accès avec les personnes concernées (comptable, salarié, etc.) ;
respecter les exigences légales en matière de sécurité et de confidentialité.
C’est l’idéal si vous êtes souvent en déplacement par exemple. Et contrairement à un drive classique, le coffre-fort numérique est certifié pour l’archivage à valeur probante, ce qui peut faire la différence en cas de contrôle.
Vous connaissez maintenant les délais de conservation des documents d’entreprise… et surtout comment organiser tout ça sans vous arracher les cheveux. Le plus dur, c’est de mettre le système en place une bonne fois pour toutes. Ensuite, il suffit d’avoir les bons réflexes au fil de l’eau : trier, classer, archiver. Un peu de rigueur, et beaucoup de tranquillité d’esprit à la clé.
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Sabine Vuillermoz
Avocat au Barreau de Sens