Documents obligatoires sous‑traitance artisan : tout savoir pour être en règle

Vous avez trouvé le sous-traitant idéal ? Super, c’est déjà une bonne chose de faite. Mais maintenant, une nouvelle question se pose : quels sont les documents obligatoires à demander quand on fait appel à un sous-traitant ? C’est souvent un sujet flou pour beaucoup d’artisans, et pourtant, vous avez des obligations légales à respecter, et notamment une obligation de vigilance. Mais rassurez-vous, dans cet article, je vous explique simplement ce que vous devez réclamer, pourquoi, et comment bien vous organiser. Histoire d’éviter les ennuis et de rester concentré sur l’essentiel : votre chantier.

Quels sont les documents obligatoires en sous-traitance pour un artisan ?

Faire appel à un sous-traitant ne se résume pas à se mettre d’accord sur les conditions d’un chantier et à se serrer la main. Vous avez des vérifications à faire. La loi (article L. 8222-1 du Code du travail, pour être précise) vous oblige à vous assurer que votre sous-traitant est en règle : inscrit, déclaré, et à jour de ses obligations sociales et fiscales. Vous devez vérifier ces informations périodiquement, et ce, jusqu’à la fin de l’exécution du chantier. La liste officielle des documents à demander et conserver se trouve à l’article D.8222-5 du Code du travail. Pas de panique, je vous détaille tout ça juste après.

L’attestation de vigilance

Ce document délivré par l’URSSAF certifie que le sous-traitant est à jour de ses obligations sociales et fiscales. L’attestation de vigilance est obligatoire pour tout contrat de sous-traitance supérieur à 5 000 € HT (article R8222-1 du Code du travail). Elle doit être demandée avant le début des travaux et renouvelée tous les 6 mois pendant la durée du contrat. Son absence ou son défaut de validité expose le donneur d’ordre à une lourde amende et à une responsabilité solidaire en cas de redressement.

L’attestation de régularité fiscale

Elle prouve que le sous-traitant est en règle avec l’administration fiscale. Ce document est demandé pour éviter le travail dissimulé et garantir que l’entreprise paye bien ses impôts. Cette attestation peut être obtenue auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE).

L’extrait Kbis ou extrait d’inscription au registre des métiers

Ce document officiel atteste de l’existence légale de l’entreprise sous-traitante. Il confirme l’immatriculation de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au registre des métiers (RM) selon l’activité. L’extrait doit être récent (moins de 3 mois) pour être valide.

La liste nominative des salariés étrangers hors EEE

Si le sous-traitant emploie des salariés étrangers hors de l’Espace économique européen, il doit fournir une liste nominative ou, à défaut, une attestation sur l’honneur certifiant qu’il n’emploie pas de tels salariés. Cette obligation vise à respecter la législation sur l’emploi des travailleurs étrangers.

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Comment gérer efficacement la collecte et la vérification des documents ?

Organiser la collecte des documents : le process efficace

En tant qu’artisan donneur d’ordre, vous devez impérativement organiser la collecte de ces documents dès la négociation avec votre sous-traitant. Demandez systématiquement les attestations à jour avant même le premier coup de pelle, et conservez-les soigneusement. C’est simple, plus vous le faites tôt, moins votre sous-traitant aura l’occasion de faire traîner ou d’esquiver le sujet, et plus vous serez dans les clous.

Vérifier l’authenticité des documents fournis

L’obligation de vigilance ne consiste pas uniquement à collecter les documents justificatifs, vous devez également vérifier leur véracité. Pour cela, rendez-vous sur les sites de l’Urssaf, des impôts, ou encore de la chambre des métiers. 

Conserver les pièces

Ensuite, vous n’avez plus qu’à conserver tout ça. L’idéal, c’est de créer un petit tableau de suivi pour noter les dates de validité des documents, surtout l’attestation de vigilance qui doit être renouvelée tous les 6 mois. Ça évite les mauvaises surprises au milieu d’un chantier.

Et si vous gérez encore la conservation de vos documents sur papier, soyons clairs, ce n’est peut-être pas la plus adaptée pour une gestion efficace. Même si l’essentiel, c’est bien d’avoir les documents, dématérialiser peut-être une bonne solution. Un Drive, un dossier Notion ou même un outil plus pro si vous en avez un : le principal, c’est de pouvoir tout retrouver en deux clics. En cas de contrôle, vous serez bien content d’avoir tout sous la main. 

Les risques encourus en cas d’absence ou de documents non conformes

Si vous manquez à votre obligation de vigilance, vous vous exposez à de lourdes sanctions. Tout d’abord, vous êtes considéré comme solidairement responsable avec votre sous-traitant. Autrement dit, si ce dernier était condamné pour travail dissimulé, vous devriez également régler l’ensemble des impôts, des taxes, et des cotisations de Sécurité sociale avec lui. 

Vous pourriez également être tenu au remboursement des aides publiques dont le donneur d’ordre a bénéficié ou encore être accusé d’être complice de travail dissimulé. 

Mais ce n’est pas tout ! Vous vous exposez également à des sanctions pénales et civiles. En effet, l’article L8224-1 du Code du travail prévoit une peine de 3 ans d’emprisonnement, et une amende de 45 000 € d’amende si vous exercez en nom propre (et 225 000 € si vous exercez en société en vertu de l’article 131-38 du Code pénal).

FAQ

Que faire si un sous-traitant refuse de fournir les documents ?

Le refus de fournir les documents obligatoires doit être pris très au sérieux. Vous ne pouvez pas faire comme si c’était une simple formalité. Nous l’avons vu, en tant qu’artisan donneur d’ordre, vous avez l’obligation légale de les demander et de vous assurer de leur conformité. 

En conséquence, si vous avez déjà commencé un chantier et que votre sous-traitant ne vous transmet pas ces documents, vous devez suspendre immédiatement toute collaboration. 

Encore une fois, la meilleure solution consiste à demander l’ensemble des documents dès le départ, ce qui évite les problèmes par la suite. Soit vous avez les documents, soit vous ne commencez pas les opérations. 

Sous-traitance ponctuelle : que vérifier quand le sous-traitant exerce en micro-entreprise ?

Les micro-entreprises sont très présentes en sous-traitance, notamment pour des missions ponctuelles. Contre toute attente, les documents obligatoires restent les mêmes, et vous avez les mêmes obligations avec un sous-traitant exerçant en micro-entreprise. 

Combien de temps conserver les justificatifs fournis par les sous-traitants ?

Vous devez conserver ces documents pendant au moins cinq ans à compter de la fin du chantier. Cette durée correspond à celle des contrôles possibles par l’Urssaf et les services fiscaux. Un archivage organisé est recommandé pour pouvoir les produire rapidement en cas de besoin.

Peut-on travailler avec un sous-traitant non déclaré ?

Travailler avec un sous-traitant non déclaré est strictement interdit. Cela vous expose à des sanctions pénales et financières, notamment en cas de travail dissimulé. La vigilance sur les documents obligatoires est donc essentielle pour sécuriser votre activité.

Travailler avec des sous-traitants, ça ne s’improvise pas, et surtout, ça ne fonctionne pas avec une simple poignée de main. En réclamant dès le départ les bons documents, vous vous mettez à l’abri, vous rassurez aussi vos clients, et évitez bien des galères en cas de contrôle ou de litige. Besoin de conseils personnalisés au sujet de votre activité ? Prenez directement rendez-vous en ligne !

Sabine Vuillermoz
Avocat au Barreau de Sens