Diminuer les impayés : 5 bonnes pratiques
Quand j’ai créé mon cabinet, je suis partie avec l’idée que je serai payée immédiatement par mes clients, dès réception de la facture. La réalité est tout autre, principalement parce que lorsque vous constituez une société, vous ne disposez de moyens de paiement qu’une fois l’extrait K-bis obtenu. J’ai donc réalisé avec la pratique qu’il fallait compter sur un certain délai entre le moment d’émission de ma facture et la réception du règlement correspondant de la part de mon client. Mais parfois, le paiement ne vient pas. Vous avez peut-être déjà rencontré cette situation. Aussi lorsque vous faites face à un impayé, il faut déterminer s’il s’agit d’un problème de recouvrement (vous faites face à de mauvais payeurs ?) ou d’une remise en cause de votre facturation (votre client conteste le montant de la facture, la date de paiement, la livraison du produit, etc.). Je n’évoquerai pas ici le recouvrement de créance, mais plutôt les bonnes pratiques à connaître pour faire en sorte que votre facturation soit remise en cause le moins souvent possible. Cela devrait vous permettre de diminuer vos impayés et donc d’éviter la perte de temps liée à envoyer des relances à vos débiteurs.
1. Se rappeler de l’adage : les écrits restent les paroles s’envolent
Il ne s’agit pas juste d’une expression, mais bien d’une réalité juridique. Il est quasiment impossible de prouver des échanges de vive voix avec votre client, sauf à l’avoir enregistré ou à ce que ces échanges aient eu lieu devant témoin et que ce dernier accepte de vous faire une attestation.
Donc la première consigne à respecter en toutes circonstances : écrivez ! Écrivez un mail, un courrier, un SMS, ou que sais-je encore. Mais écrivez ! D’ailleurs, vous pouvez tout à fait écrire juste pour reprendre ce que vous vous êtes dit 2 minutes avant avec votre client.
Oh ! Et si votre orthographe vous inquiète, dites-vous bien qu’un juge ne vous en tiendra jamais rigueur et qu’il vaut mieux 3 fautes dans un mot qu’aucune preuve pour étayer votre dossier. Et il n’est pas nécessaire d’utiliser autre chose que le langage courant pour écrire.
En écrivant, vous diminuez votre risque d’impayé, car vous vous constituez des preuves des accords intervenus.
2. Faire accepter son devis pour diminuer les impayés
Vous n’avez peut-être pas pour pratique d’adresser des devis, ou plutôt, vous n’attendez peut-être pas de recevoir un devis accepté avant d’intervenir, voire vous ne détaillez pas vos devis.
Dans ce cas, deux options :
- Changez vos méthodes afin de limiter la casse : attendez d’avoir l’acceptation écrite du devis pour agir et préciser vos devis.
- Précisez sur vos devis que le versement d’un acompte emporte acceptation du devis.
Le devis est là pour déterminer votre mission, prestation auprès du client.
Dès lors que votre devis porte sur la pose d’une cuisine intégrée et non sur le retrait des meubles présents, lorsque le client vous demandera finalement de procéder en plus au retrait de l’ancienne cuisine, vous serez en droit de facturer une prestation supplémentaire ou de refuser cette action. En toute hypothèse, cela ne remettra pas en cause la prestation d’origine et vous sécuriserez donc votre droit à être payé.
Donc en détaillant votre devis, vous diminuez vos impayés.
3. Adopter des Conditions Générales de Vente ou de Prestations de service
Les Conditions Générales sont là pour définir les modalités de votre intervention : conditions de règlement, conditions de livraison et prix.
Donc si pour une raison ou une autre vous n’avez pas précisé sur votre devis que la facture est payable comptant à réception ou à 60 jours ou fin de mois, mais que vous disposez de Conditions Générales acceptées par votre client, vous serez sécurisé.
Attention, pour que les Conditions Générales soient opposables à votre client, il est nécessaire que ce dernier les ait acceptées (ce qui implique de préciser leur existence sur le devis) et si votre client est un consommateur qu’il en ait eu communication avant l’acceptation du devis. Si vous vous voulez en savoir plus sur les conditions générales de vente, vous pouvez aller lire l’article dédié.
Une nouvelle fois, avoir des conditions générales revient à sécuriser votre activité face au risque d’impayés.
4. Signer un contrat
Un contrat peut remplacer un devis et des conditions générales, ou uniquement le devis selon les clauses intégrées à ce contrat.
En tout état de cause, un bon contrat prévoira précisément l’étendue de vos obligations, le prix, les modalités de paiement, de contestation des prestations, etc. En conséquence, cela augmentera vos chances d’être payé.
Il est donc primordial de prendre le temps d’élaborer un contrat solide et complet, afin de clarifier les prestations pour lesquelles les parties se mettent d’accord.
5. Adopter des réflexes financiers
Selon l’ampleur de la commande, il peut être bon de vous renseigner sur la solvabilité de votre client, voire d’exiger le versement d’acompte.
Le paiement de l’acompte de la part de votre client sera une marque de sérieux de sa part et vous rassurera pour la suite.
Enfin, vérifiez régulièrement vos règlements et n’hésitez pas à relancer vos clients dès que la date d’exigibilité est passée. En effet, il a été démontré qu’au-delà de 60 jours sans agir, il sera plus difficile d’obtenir le recouvrement amiable de vos factures.
Bien entendu, si vous avez besoin d’aide pour rédiger vos contrats ou vos conditions générales de vente vous pouvez prendre attache avec votre avocat.
Rédigé par Sabine Vuillermoz
Avocat au sein du Cabinet ASV
Article mis à jour le 11 février 2022